電子文件柜在監(jiān)理信息管理中的應(yīng)用
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)工具日益成熟，在各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。在紙質(zhì)資料時代，我們需要把文件分類存放人柜，用以保存重要文件及檔案資料，便于以后査找。進入信息化時代，文件分為紙介質(zhì)和電子版兩種形式存在，如何存放電子文件、又如何對電子文件進行管理，使之高效運用于工程建設(shè)，在這種需求下，電子文件柜應(yīng)運而生。所謂電子文件柜，顧名思義就是通過計算機軟件手段，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器信息化資源，建立可存放Word、Excel、CAD、PDF和數(shù)據(jù)庫等格式的電子文件，并在存人后實現(xiàn)信息的集中保管和查詢的一套應(yīng)用系統(tǒng)。
1工程應(yīng)用背景
白鶴灘水電站工程建設(shè)監(jiān)理工作中，監(jiān)理合同多，所包括施工合同有118個，有多家參建單位，高峰期一天的往來文函有60多份，據(jù)統(tǒng)計，一年的紙質(zhì)收發(fā)文能裝140盒檔案盒，如果僅以紙質(zhì)版的形式查找、利用，不僅耗時耗力，增加了成本，也給信息管理工作者帶來了壓力。為保證往來文件流轉(zhuǎn)順暢有序，系統(tǒng)地做好建設(shè)工程信息管理工作，做到忙而不亂，監(jiān)理部制定了相關(guān)制度，以規(guī)范信息管理流程，也便于利用現(xiàn)代化管理技術(shù)進行信息管理，為電子文件柜的建立奠定基礎(chǔ)。
2電子文件柜的建立
2.1建立電子文件柜的前提
電子文件柜是通過計算機軟件來實現(xiàn)的，因此需要對電子文件進行設(shè)計，熟悉合同項目情況、了解文件組成，并對文件進行分類及標識是建立科學(xué)、合理的電子文件柜的前提。按照質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安
全管理體系要求，同時結(jié)合白鶴灘水電站工程建設(shè)施工標段多、單位多、文件量大等實際情況，監(jiān)理部發(fā)文（以合同A為例）主要分為工程文件、監(jiān)理部文件和行政文件三類，并進行標識(見圖1)。
2.2電子文件柜的建立過程
以監(jiān)理合同為基礎(chǔ)，按照文件類別及標識建立電子文件柜，使各類文件能迅速檢索、查找方便，不僅實現(xiàn)了科學(xué)化、正規(guī)化管理，也滿足外部審計及質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的要求。
電子文件柜以辦公軟件MicrosoftOfficeExcel作為平臺，通過在同一工作表、多個工作表或工作表與Word文檔之間應(yīng)用“超鏈接”功能建立電子文件柜系統(tǒng)，結(jié)合Excel的數(shù)據(jù)篩選、查找、排序，數(shù)據(jù)清單、宏、函數(shù)和公式、計算等功能，信息管理人員日常輸人數(shù)據(jù)并隨時維護，實現(xiàn)了對信息資源進行系統(tǒng)管理，力求以最簡單的操作和最少的投入，提高信息管理和使用的工作效率。電子文件柜分為文件柜標簽、目錄檢索和電子文件存儲三個部分。電子文件柜標簽就是實體檔案中文件柜標簽，是總目錄。目錄檢索相當(dāng)于實體檔案信息中的案卷目錄，是子目錄，電子文件存儲就是大量的電子文件。下面以發(fā)文為例，介紹電子文件柜的建立。
2.2.1文件柜標簽
首先，進人MicrosoftOfficeExcel工作簿，利用Sheetl,按照文件類別及標識，設(shè)計電子文件柜的標簽(見圖2)，發(fā)文登記管理臺帳標簽設(shè)計，文件分合同A、合同B、……及監(jiān)理部文件和行政文件幾個類別；然后，把與之對應(yīng)的所有類型的“文種”一一列人應(yīng)文件子目錄鏈接作好準備。
2.2.2目錄檢索系統(tǒng)建立
按照圖1所示文件類別及標識，分別建立BHT/A-JSPF、BHT/A-JHPF、……、BHT/B-JSPF、……等多個工作表，一類文件就是一個工作表，這些工作表就是電文件柜的子目錄，工作表的表頭要進行合理設(shè)計，一方面相關(guān)息要采集完整，另一方面要滿足使用者不同需求，能用快捷的方式查找到相應(yīng)的文件。如圖3,合同A工程技術(shù)批復(fù)文件工作表表頭設(shè)計，可以看出各欄均可以自由篩選、查找，使用起來非常方便。然后，對相關(guān)信息進行鏈接，即圖2中“文種”欄分別與其對應(yīng)的工作表鏈接，完成總目錄與子目錄的鏈接。
最后，圖3中“文件名稱”欄分別與電子文件夾里的相應(yīng)電子文件鏈接。查找文件時，先從“圖3發(fā)文登記管理臺帳標簽”找到相應(yīng)的“文種”，輕點鼠標就進人該工作表，從工作表里檢索到需要的文件名稱后，直接點擊就可以查看到相關(guān)信息。
2.2.3電子文件存儲
電子文件和紙質(zhì)文件一樣，是監(jiān)理單位生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實記錄，是活動記憶的新型載體。產(chǎn)生的電子文件被集中分類存儲在固定的地方，形成了電子文件庫。電子文件存儲在這里僅指文件形成階段的管理，主要包括創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)等活動：（1)創(chuàng)建指在計算機系統(tǒng)中擬制文件，或接收外單位來文的過程。電子文件的創(chuàng)建期要開展一些重要的管理活動，主要包括為文件命名、確定文件的儲存格式、對電子文件進行分類、將電子文件保存在適宜的位置、形成元數(shù)據(jù)等。監(jiān)理發(fā)文主要按年度一合同名稱一文種分別建立根文件夾、子文件夾等，與發(fā)文登記管理臺帳一致。經(jīng)創(chuàng)建的各類電子文件應(yīng)逐一進行分類登記，即文件信息要錄入相關(guān)發(fā)文臺帳。（2)流轉(zhuǎn)是電子文件由監(jiān)理部內(nèi)部多個部門、多個人員處理生效的過程。流轉(zhuǎn)也是生成元數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，可能生成的元數(shù)據(jù)包括：擬稿人、核稿人、簽發(fā)人等。在電子文件流轉(zhuǎn)過程中，容易生成多個版本，應(yīng)加強版本控制，保證電子文件是最終版本，并保存必要的修改痕跡。
2.3電子文件柜信息輸出
電子文件柜建立要結(jié)合傳統(tǒng)信息管理原則、方法，遵循前端控制，通過編緝簡單的函數(shù)式即可實現(xiàn)信息輸出，為后期編制各類報告、報表及檔案管理帶
來便利。如生成檔案整理中常用的“卷內(nèi)目錄”，可以通過函數(shù)式自動生成，非常方便、快捷，大大減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。
3電子文件柜應(yīng)用效果與維護
電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應(yīng)用，實現(xiàn)了信息的高效利用，為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。電子文件柜在大幅提升了辦公效率的同時，應(yīng)注意對其進行維護：（1)做好保密工作，避免泄密。如通過設(shè)置密碼的方式明確電子文件柜的使用權(quán)限，以防止他人惡意進入竊取信息資料；另外，需定期對電子文件柜進行備份，以防發(fā)生特殊情況導(dǎo)致電子文件的丟失和損壞。（2)信息管理員在創(chuàng)建、接收、登記、處理文件的同時，應(yīng)化被動的收集、保管為主動監(jiān)管、控制，從而減少信息管理誤差，提高管理質(zhì)量。（3)雖然電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件儲存方式是目前信息化發(fā)展中最穩(wěn)妥、最實際的資料儲存方式，依然占據(jù)著重要地位，因此對于一些重要的資料，還需把電子文件和紙質(zhì)文件同時保存。
4結(jié)語
筆者結(jié)合白鶴灘水電站監(jiān)理信息管理的實際情況，使用電子文件柜進行信息管理的經(jīng)驗總結(jié)及相關(guān)思考。工程項目信息管理涉及面廣，貫穿于工程全過程，使用電子文件柜進行工程信息管理具有成本低、可靠性高、易于操作等優(yōu)點，值得在工程信息及檔案管理電子化中進一步推廣和探索。
本文源自文件柜廠家河南花都時代家具有限公司
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