花都時代

文件柜管理規(guī)定

1 目的

為規(guī)范文件、資料的管理，防止文件、資料的丟失，提高工作效率，特制定本規(guī)定。

2 適用范圍

公司各部門文件柜、資料柜、墻柜等

3 細則

3.1 各部門必須按規(guī)定流程申請文件柜的購買，充分利用文件柜的空間，現場不得擺放多余文件柜和利用率低的文件柜，否則工業(yè)工程科將強制收回。專人負責管理。一般情況下，只要部門的一個人來管理文件柜就行，因為文件的放置和歸檔也是只有他最清楚，你想啊，如果幾個人同時管理的話，文件存取然后再 放置的習慣和規(guī)則不一樣，自然就會亂套的，再有就是，新文件和用過的文件要及時的整理

3.2 文件柜必須定置擺放，文件柜內的物品也必須分類并定置擺放。

3.3做好文件柜的標示：

①文件柜表面貼標簽，標簽一律貼在門的左上角；

②文件柜內貼有“物品清單”，“物品清單”一律貼在門的左上角。

3.4 文件柜內物品必須按“物品清單”擺放整齊，不允許混亂擺放。

3.5 文件柜內資料必須編號，分類擺放，在資料夾上必須畫上斜的“行跡線”（一律用“藍線”）。

3.6 文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。

3.7 文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無臟物、無垃圾等。

3.8 文件柜損壞，或鑰匙丟失，按規(guī)定程序申報維修，不得擅自撬文件柜；故意損壞的，按價賠償。

3.9 各部門（單位）必須建立文件柜管理臺賬。

3.10 每部門必須每月月末組織對文件柜進行自查，將自查結果報工業(yè)工程科。

4.文件的存放原則

1.文件柜要充足，完善設備很重要。除了少數保管絕密文件的之外，盡量用玻璃門的文件柜，文件夾都用書脊上可以做標識的找文件就可以一目了然。

2.  只有資料管理員可以存取文件，制度、習慣很重要。他人不讓插手，否則就亂套了有時間多整理，新文件和用過的文件及時整理。

3. 每個大類下面再分多個小類。每個大類可以占用多個文件柜，所有文件分為三個大類。但每個文件柜不可放入不同大類的文件。每個小類可以占用多個文件夾，但是每個文件夾不可放入不同小類的文件。

5文件分類原則

1.第一個大類是公司管理相關類的文件。下面的小類包括：公司股東會有關的文件，公司董事會有關的文件，公司工商注冊有關的文件，公司稅務事務有關的文件，公司法律事務有關的文件，政府和各類主管部門的文件，公司各種規(guī)章制度，公司人力資源有關的文件，公司總部及各部門的發(fā)文備忘錄通知等按年度各占一個小類，每個供應商有關的文件占一個小類，公司各個地產項目的全套文件各占一個小類，等等

2. 第二個大類是與銷售客戶有關的文件，其數量會很龐大，也要按每個項目，每個組團，每棟樓每個單元每個客戶，來分為小類。

3.第三是大類是各種圖書雜志出版物等資料和印刷品，相對好管理一些。

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